Administración de consorcios en CABA

Qué incluye la administración

La administración de un consorcio no es una sola tarea: son tres conjuntos de obligaciones que en la mayoría de los casos quedan repartidos entre un administrador, un abogado externo y un estudio contable, con el consorcio pagando tres veces y coordinando las tres. Nuestro servicio las reúne.

• Administración diaria: recepción administrativa con actas de entrada y salida, liquidación de expensas claras y digitales, mantenimiento, obras e inspecciones técnicas del edificio, convocatoria y actas de asamblea, trabajo con el consejo y atención a propietarios e inquilinos.
• Asesoría legal: representación legal del consorcio, aplicación del Código Civil y Comercial y de la Ley 941 con sus modificatorias, conflictos, reclamos y mediaciones, contratos con proveedores con las garantías resguardadas, y derecho laboral del encargado de edificio.
• Contable e impositiva: auditorías contables y de gestión, rendición clara de los fondos administrados, sueldos y cargas sociales del personal, impuestos y obligaciones del consorcio, e informes periódicos para el consejo.

El costo de esta reunión de tareas no es sólo económico. El Código Civil y Comercial define al administrador como representante legal del consorcio con el carácter de mandatario (art. 2065) y le impone, entre otras obligaciones, llevar los libros, rendir cuentas y cumplir con la legislación laboral, previsional y tributaria (art. 2067). Cuando esas tres capas están en manos distintas, el que responde sigue siendo uno solo.

El piso que fija la Ley 941, tengas el administrador que tengas

Antes de comparar administraciones conviene saber qué es obligatorio. La Ley 941 de la Ciudad de Buenos Aires no es una recomendación de buenas prácticas: es la ley que crea el Registro Público de Administradores de Consorcios de Propiedad Horizontal y fija un piso que ningún contrato de administración puede bajar. Estos son los puntos que un propietario puede exigir hoy:

• Inscripción previa, sin excepciones por gratuidad. El art. 2° dice que la administración de consorcios no puede ejercerse «a título oneroso ni gratuito» sin inscripción previa en el Registro. Es consultable: el art. 7° declara al Registro de acceso público y gratuito en la web del Gobierno de la Ciudad. Cómo se hace la consulta está en la guía sobre cómo saber si tu administrador está matriculado.
• Certificado de acreditación en la asamblea que lo designa. El art. 6° obliga al administrador a presentarlo en la asamblea donde se considere su designación; vale treinta días y debe consignar las sanciones que se le hubieran impuesto en los últimos dos años. El art. 8° suma la constancia anual en la asamblea ordinaria.
• Los fondos, en una cuenta a nombre del consorcio. El art. 9° inc. h) no admite matices: el dinero se deposita en una cuenta bancaria a nombre del Consorcio de Propietarios, no en la del administrador. Y el inc. m) fija que los montos percibidos en juicios con sentencia favorable se depositan en esa cuenta dentro de los dos días hábiles de recibidos.
• Una liquidación de expensas con contenido obligatorio. El art. 10 enumera qué tiene que decir, y es una lista cerrada: ingresos y egresos del mes anterior con el activo o pasivo total, el detalle del personal con categoría del edificio y cargas sociales, los pagos a proveedores y seguros, el recibo de honorarios del administrador, el resumen de la cuenta bancaria del mes anterior y las expensas ordinarias y extraordinarias separadas. Cómo se lee, renglón por renglón, está en la guía de cómo leer la liquidación de expensas.
• Aviso de reclamos y juicios en 48 horas. El art. 9° inc. p) obliga a notificar a todos los propietarios «de modo inmediato, y en ningún caso después de las cuarenta y ocho horas» la existencia de reclamos, sanciones administrativas y presentaciones judiciales que afecten al consorcio.
• Responsabilidad con patrimonio propio. El art. 9° inc. q) es una línea y define el riesgo del cargo: el administrador responde con su patrimonio por toda erogación que provenga del ejercicio indebido de su administración.
• Presupuestos con requisitos, y archivo por dos años. El art. 11 prohíbe contratar o siquiera someter a consideración del consorcio presupuestos que no traigan matrícula, inscripción en AFIP y ANSES, precios de materiales y mano de obra por separado, plazo, garantía y seguros de riesgos del trabajo. Los comprobantes se archivan como mínimo dos años, salvo que la asamblea disponga un plazo mayor. Conviene saber que ese dos es un piso y no un techo: hay documentación cuya ventana de reclamo es más larga, y el detalle está en la guía de documentación obligatoria del consorcio.
• Declaración jurada anual y respaldo patrimonial. El art. 12 exige presentar todos los años el listado de consorcios administrados, las actas de rendición de cuentas, el detalle de aportes y contribuciones del personal, los pagos de mantenimientos e inspecciones obligatorios y una declaración jurada patrimonial ante el consorcio —que puede sustituirse por un seguro de responsabilidad profesional a favor del consorcio.

El incumplimiento no es simbólico. El art. 16 prevé apercibimiento, multa de entre 300 y 20.000 unidades fijas según la Ley Tarifaria del año, suspensión de hasta nueve meses del Registro y exclusión; las sanciones quedan asentadas en el Registro durante dos años (art. 21) y las acciones prescriben a los tres (art. 23). El mapa completo de las veinte obligaciones del art. 9° está en la guía de la Ley 941 y las obligaciones del administrador.

Cambiar de administrador: los plazos que sí están escritos

La pregunta que más recibimos no es «cuánto cobran» sino «cuánto tarda y qué pasa si el administrador saliente no entrega nada». Los plazos existen y son cortos.

• El mandato dura un año. El art. 13 de la Ley 941 fija que el administrador tiene un plazo de un año para el ejercicio de su función, que su mandato puede renovarse y que puede ser removido antes de su vencimiento por asamblea ordinaria o extraordinaria con la mayoría absoluta del art. 2060 del Código Civil y Comercial. No hace falta esperar a que termine el año ni invocar una causa: el art. 2066 del Código Civil y Comercial dice que los administradores sucesivos son nombrados y removidos por la asamblea —sin que eso implique reformar el reglamento— y que pueden ser removidos sin expresión de causa. El detalle está en designación, mandato y remoción del administrador.
• Quince días hábiles para entregar todo, y sin derecho de retención. Es el punto decisivo y es textual. El art. 9° inc. k) dice que, en caso de renuncia, cese o remoción, el administrador debe poner a disposición del consorcio dentro de los quince (15) días hábiles los libros y toda la documentación relativa a su administración y al consorcio, incluida la acreditación del pago de los aportes y contribuciones del encargado y demás dependientes, «no pudiendo ejercer la retención de los mismos». Es decir: una deuda de honorarios discutida no habilita a quedarse con los libros.
• La plataforma oficial conserva la historia. El art. 31 resuelve un miedo frecuente: en caso de renuncia, cese o remoción, la plataforma web oficial queda disponible para el nuevo administrador con toda la información histórica del consorcio. El consorcio no arranca de cero aunque el traspaso sea conflictivo. Cómo funciona esa plataforma está en la guía de la plataforma web oficial del consorcio.
• La asamblea se convoca bien o es nula. El art. 9° inc. j) exige convocar conforme al reglamento de copropiedad, bajo pena de nulidad, especificando lugar, día, temario y horario de comienzo y finalización, y adjuntando copia del acta de la última asamblea. Un cambio de administrador decidido en una asamblea mal convocada es un cambio impugnable. El recorrido completo está en cómo cambiar de administrador de consorcio.

Cuando el saliente no cumple el plazo del inc. k), el camino no es esperar: el incumplimiento de las obligaciones del art. 9° es una infracción expresa del art. 15 inc. d) —con el recaudo que el propio inciso fija, «cuando obedezcan a razones atribuibles al administrador»—, denunciable ante la autoridad de aplicación en materia de defensa de consumidores y usuarios, que además puede actuar de oficio e inspeccionar las oficinas del administrador (art. 17). Nosotros armamos esa denuncia como parte del traspaso, sin costo adicional para el consorcio, porque forma parte de recibir el edificio en condiciones.

Qué recibe el consorcio el primer mes

El método es el mismo para administrar que para auditar, y es el que describimos públicamente en la home. Son cuatro pasos:

1. 1. Recepción administrativa. Recibimos del administrador saliente la documentación, los libros obligatorios y los fondos del consorcio, con actas de recepción firmadas por ambas partes. El acta importa: es lo que después permite demostrar qué llegó y qué no, y es la prueba que sostiene un reclamo por el inc. k).
2. 2. Recorrida del edificio. Relevamos el estado general de las instalaciones, las condiciones de habitabilidad y seguridad y los espacios de uso común. De acá sale el estado real de las inspecciones técnicas obligatorias, que son deber del administrador por el art. 9° inc. b) y cuyo incumplimiento suele aparecer recién cuando llega la intimación.
3. 3. Reunión de consorcio. Convocamos a los propietarios para informar lo relevado y acordar el plan de acción y los honorarios, con todo a la vista. Los honorarios se acuerdan en asamblea y sólo se modifican en asamblea: el art. 14 de la Ley 941 lo dice y además aclara que no hay «ninguna otra entidad o cámara que los regule». Si te interesa ese punto, está desarrollado en honorarios del administrador de consorcios.
4. 4. Gestión mensual y rendición. Expensas, proveedores, sueldos e impuestos al día, con rendiciones, comprobantes y extractos disponibles online para verificar. La rendición no es un gesto de transparencia opcional: es obligación del art. 2067 del Código Civil y Comercial, y su mecánica está en rendición de cuentas del administrador.

Por qué el mismo titular es abogado y contador

No es una credencial decorativa: la propia Ley 941 separa los dos controles. El art. 9° inc. i) establece que, cuando la asamblea lo disponga, la gestión del administrador debe ser auditada contablemente con un informe de control de gestión a cargo de profesionales de ciencias económicas, y que la asamblea puede disponer además una auditoría legal a cargo de un profesional del derecho. Son dos incumbencias distintas, exigidas por la misma norma, y en los dos casos el texto pide matrícula habilitante en la Ciudad y firma legalizada.

En la práctica, los problemas de un consorcio casi nunca son sólo de una de las dos: una liquidación mal armada es un problema contable que se convierte en un problema de impugnación; un despido del encargado mal encuadrado es un problema laboral que se convierte en un agujero de expensas; un contrato de obra sin las garantías del art. 11 es un problema legal que aparece como sobrecosto. Resolverlos con un solo interlocutor evita el rebote entre profesionales que no se hablan. Lo explicamos en detalle en doble incumbencia: abogado y contador.

Si antes de decidir preferís una opinión independiente sobre cómo viene gestionándose tu edificio, eso es exactamente una auditoría de consorcio: revisión contable, legal y de gestión con informe fundado, sin que implique cambiar de administración.

Preguntas frecuentes

¿Se puede cambiar de administrador antes de que termine el mandato?

Sí. El art. 13 de la Ley 941 prevé que el administrador puede ser removido antes del vencimiento por asamblea ordinaria o extraordinaria con la mayoría absoluta del art. 2060 del Código Civil y Comercial, y el art. 2066 del Código admite la remoción sin expresión de causa. Lo que hay que cuidar es la convocatoria: el art. 9° inc. j) la exige conforme al reglamento de copropiedad, bajo pena de nulidad, con lugar, día, temario y horario de comienzo y finalización.

¿Qué pasa si el administrador saliente no entrega los libros?

El art. 9° inc. k) le da quince días hábiles para poner a disposición los libros y toda la documentación, incluida la acreditación del pago de aportes y contribuciones del personal, y le prohíbe expresamente ejercer la retención. Vencido el plazo, el incumplimiento del art. 9° es una infracción del art. 15 inc. d), denunciable ante la autoridad de aplicación, que puede sancionar con multa, suspensión de hasta nueve meses o exclusión del Registro (art. 16). Además, el art. 31 mantiene disponible para el nuevo administrador toda la información histórica cargada en la plataforma web oficial.

¿Un administrador que no cobra necesita estar inscripto?

Sí. El art. 2° alcanza al ejercicio «a título oneroso ni gratuito». La ley define en el art. 3° a los administradores voluntarios —propietarios que residen en el edificio y administran sin retribución— y les pide una documentación más simple en el art. 4°, pero no los exime de inscribirse. De hecho, para ellos el art. 15 inc. a) aclara que ejercer sin inscripción es la única infracción posible.

¿Quién fija los honorarios de la administración?

La asamblea. El art. 14 dice que los honorarios se acuerdan entre el administrador y la asamblea de propietarios, «sin ninguna otra entidad o cámara que los regule», y que sólo pueden modificarse con aprobación de la asamblea ordinaria o de la extraordinaria convocada al efecto, con la decisión asentada en el acta. No existe un arancel oficial en CABA.

¿Cómo verifico por mi cuenta que una administración está en regla?

El Registro es de acceso público y gratuito por el art. 7° y se consulta en la web del Gobierno de la Ciudad. Además podés pedir el certificado de acreditación del art. 6°, que vale treinta días e incluye las sanciones de los últimos dos años, y controlar que la liquidación de expensas traiga todo lo que enumera el art. 10, en especial el resumen de la cuenta bancaria del consorcio del mes anterior.