Guía del consorcio
Libros y documentación obligatoria del consorcio: qué debe existir, quién puede verla y cuánto se guarda
Por Dr. Gustavo Antonio Asencio · Abogado y Contador Público
La documentación es la memoria del consorcio: prueba qué se decidió, qué se gastó, a quién se contrató y con qué mayoría. Pero no es sólo una buena práctica administrativa. Llevarla, conservarla y dejar que los propietarios la vean son obligaciones legales expresas, con artículo, con plazo y con sanción. Esta guía ordena las tres cosas que casi nunca se dicen juntas: cuáles son los libros (son cuatro, no dos), por cuánto tiempo se guarda cada papel (el «dos años» que todo el mundo repite es un piso y no aplica a los libros) y quién puede exigir qué, en qué plazo.
Las dos normas que hay que tener sobre la mesa son el art. 2067, inc. i) del Código Civil y Comercial —el que enumera los libros y manda conservar los antecedentes— y el art. 9°, incs. d), e), f) y k) de la Ley 941 de CABA —el que agrega el deber de garantizar el libre acceso y prohíbe retener la documentación al irse—. El resto son derivaciones de esas dos.
Los libros son cuatro, no dos
La respuesta corriente a «qué libros lleva un consorcio» es «el de actas y el de firmas». Es lo que dice el art. 2062, y es cierto pero incompleto: ese artículo empieza con la salvedad «sin perjuicio de los restantes libros referidos a la administración del consorcio» y sólo después declara obligatorios el Libro de Actas de Asamblea y el Libro de Registro de firmas. Los «restantes» están enumerados en otro lado.
El listado completo está en el art. 2067, inc. i), entre las obligaciones del administrador: debe «llevar en legal forma los libros de actas, de administración, de registro de propietarios, de registros de firmas y cualquier otro que exija la reglamentación local». Cuatro libros nominados, más los que agregue la jurisdicción:
- Libro de actas de asamblea. Donde se labra el acta de cada reunión. Su régimen propio está en el art. 2062 y lo desarrollamos en la guía de actas de asamblea, junto con lo que se decide en la asamblea.
- Libro de administración. El registro contable de la gestión: es la base de la rendición de cuentas y el documento con el que la rendición tiene que concordar. Sin él, la rendición es un resumen sin respaldo.
- Libro de registro de propietarios. El que falta con más frecuencia, y el más caro de no tener: es donde consta quién es titular de cada unidad y —por el art. 2046, inc. f)— el domicilio especial que el propietario haya constituido distinto del de su unidad. Sin ese registro no se puede notificar fehacientemente a un ausente, y sin notificación fehaciente no corre el plazo de la propuesta de decisión ni queda firme lo votado.
- Libro de registro de firmas. Contiene las firmas originales registradas de los propietarios. El art. 2062 dice para qué sirve, con una obligación que casi nadie cumple: «las firmas que suscriben cada asamblea deben ser cotejadas por el administrador con las firmas originales registradas». Es el control de identidad de quien vota.
En CABA la Ley 941 repite la obligación y le agrega un detalle operativo que se ignora casi siempre. El art. 9°, inc. d) manda «llevar en debida forma, los libros del Consorcio conforme las normas vigentes»; el inc. e) va más lejos: «llevar actualizado un libro de Registro de Firmas de los Copropietarios, el que es exhibido al comienzo de cada Asamblea a fin que los copropietarios presentes puedan verificar la autenticidad de los poderes que se presenten».
Léase con atención: no es el administrador quien verifica y punto, es que el libro se exhibe a los presentes para que ellos puedan controlar los poderes. Si en tu edificio alguien vota por diez unidades con cartas poder, ese libro es la única forma material de saber si esas firmas son las de los titulares. Lo tratamos también en quién vota en la asamblea.
Hay una quinta capa de libros, y el Estado reconoció por decreto que no se podía cumplir
Los cuatro libros del art. 2067, inc. i) son la capa de propiedad horizontal. Encima hay otra, de alcance nacional, que casi nunca se nombra en el rubro y que no sale del Libro Cuarto del Código sino de su Libro Primero: el art. 320. La secuencia es de tres pasos y ninguno es opinable:
- El art. 148, inc. h) del Código incluye al consorcio de propiedad horizontal entre las personas jurídicas privadas, y el art. 2044 lo dice otra vez desde el lado de la propiedad horizontal: «el conjunto de los propietarios de las unidades funcionales constituye la persona jurídica consorcio».
- El art. 320 impone a las personas jurídicas privadas la obligación legal de llevar contabilidad en los términos de la Sección 7ª, Capítulo 5, Título IV del Libro Primero, que es la que corre de los arts. 320 a 331 —registros, individualización y rúbrica (arts. 322 y 323), forma de los asientos y conservación—.
- Esa obligación no reemplaza a los cuatro libros del art. 2067, inc. i) ni al Libro de Actas del art. 2062: se suma. Son capas distintas, con finalidades distintas, y el administrador responde por las dos.
Lo que hace a este punto distinto de cualquier otra obligación de esta guía es que el propio Estado nacional admitió que no se podía cumplir, y lo admitió por escrito. El Decreto 487/2025 (B.O. 22/07/2025) dice en sus considerandos que los consorcios «se han visto impedidos de cumplir, en el orden nacional, el deber de rubricar los registros previstos en los artículos 320 al 331», y da la causa: «la ausencia de regulación de los sistemas de registro por parte de los organismos y autoridades de contralor provinciales», con — textual— «grave afectación de sus derechos constitucionales». El decreto no crea un registro: insta a las autoridades de contralor y a los Registros Públicos de cada jurisdicción a dictar las normas que permitan anotar a los consorcios en un libro especial a efectos de la individualización y rúbrica de sus libros, y encomienda a la Inspección General de Justicia coordinar esa implementación con los organismos provinciales.
Para un edificio de la Ciudad hay un dato operativo que el mismo decreto deja asentado: en CABA la Inspección General de Justicia ya aprobó, por su Resolución General N° 15/24 y su modificatoria, un régimen de acceso voluntario a la rúbrica de los libros y registros que el Código exige a los consorcios domiciliados en la Ciudad. Voluntario es la palabra que hay que leer con cuidado: el art. 1° del decreto también habla de que los consorcios puedan «obtener voluntariamente su inscripción» en el Registro Público de su domicilio. La obligación de llevar contabilidad es legal y no es opcional; el camino registral para rubricar esos libros, tal como está hoy diseñado, sí es de acceso voluntario. La distinción no es un tecnicismo: es lo que hay que poder explicar en una asamblea cuando alguien pregunta por qué el consorcio debería inscribirse en algún lado.
La consecuencia práctica para la documentación es doble. Primero, la contabilidad del consorcio no es sólo el libro de administración del art. 2067: es la base con la que después tiene que concordar la rendición de cuentas. Segundo, esta capa trae su propio régimen de conservación dentro de la misma Sección 7ª, distinto del «dos años» de la Ley 941 que vemos en el apartado siguiente.
El acta no la escribe el administrador
El art. 2062 es minucioso con el acta y su literalidad conviene tenerla a mano, porque describe un procedimiento que en la práctica se saltea entero:
- Todos los presentes firman el libro «como constancia de su asistencia», y esas firmas se cotejan contra el registro de firmas.
- Las actas «deben confeccionarse por un secretario de actas elegido por los propietarios». No es el administrador por definición: es alguien que la asamblea elige, y esa elección debería ser el primer punto de la reunión.
- El acta debe contener «el resumen de lo deliberado y la transcripción de las decisiones adoptadas» o, en su caso, las propuestas de la mayoría de los presentes en los términos del art. 2060.
- Se firma por el presidente de la asamblea y dos propietarios. Tres firmas, no una.
- Al pie, el administrador deja constancia de las comunicaciones enviadas a los ausentes, de las oposiciones recibidas y de las eventuales conformidades expresas. Ese pie de acta es lo que prueba que una propuesta de decisión quedó aprobada, y su ausencia es de los defectos más fáciles de atacar en una impugnación de asamblea.
El plazo de dos años es un piso, y no cubre los libros
«Los papeles se guardan dos años» es la frase más repetida y peor entendida del rubro. El plazo existe, pero está acotado a un supuesto y viene con una válvula.
Está en el último párrafo del art. 11 de la Ley 941, dentro del artículo que fija los requisitos para contratar: los administradores «deben exigir original de los comprobantes correspondientes, y guardar en archivo copia de los mismos por el plazo mínimo de dos (2) años, salvo que la Asamblea disponga uno mayor». Tres consecuencias:
- Es un mínimo, no un máximo. Destruir a los veinticinco meses porque «ya pasaron los dos años» no es cumplir la ley: es cumplir el piso de la ley.
- La asamblea puede extenderlo por simple decisión, y en edificios con obras en curso o juicios abiertos conviene hacerlo: es un punto de orden del día que sale gratis y ahorra disgustos.
- Se refiere a copias de comprobantes de contrataciones. El original se exige al proveedor; la copia va al archivo. Es la contracara documental de lo que exigimos al contratar una obra o un servicio.
Los libros y los antecedentes juegan en otra categoría y no tienen ese plazo. El art. 2067, inc. i), después de enumerar los libros, agrega dos deberes de archivo sin límite temporal: «también debe archivar cronológicamente las liquidaciones de expensas, y conservar todos los antecedentes documentales de la constitución del consorcio y de las sucesivas administraciones».
«Todos» y «sucesivas» son las dos palabras que importan. La historia documental del edificio no prescribe con el cambio de administrador: se traspasa. Y las liquidaciones de expensas se archivan cronológicamente, que es la forma técnica de decir que la serie tiene que estar completa: una serie con huecos no permite reconstruir nada.
Encima corren plazos de otras ramas, más largos que los dos años de la Ley 941: la documentación laboral y previsional del encargado —que puede pesar años después en un despido o en un reclamo de ART— y los comprobantes de las obligaciones impositivas del consorcio. El criterio prudente es simple: guardar por el plazo más largo de todos los que apliquen, no por el más corto.
El papel que no es del consorcio y sin embargo lo guarda el consorcio: la Ley 24.642
El ejemplo más claro de que «dos años» no alcanza no está en el Código ni en la Ley 941: está en una ley de 1996 que casi nadie asocia a un edificio. La Ley 24.642 (B.O. 30/05/1996) regula el cobro de las cuotas sindicales y pone al empleador como agente de retención —y el empleador del encargado es el consorcio—. De sus nueve artículos, cuatro generan papel que hay que producir, entregar y guardar:
- Art. 6°: dos documentos, uno de una vez y otro todos los meses. Los empleadores deben «requerir a los trabajadores que manifiesten si se encuentran afiliados a la asociación sindical respectiva» —una manifestación que conviene que sea escrita, fechada y archivada, porque es la que explica por qué se retuvo o por qué no— y «comunicar mensualmente» a esa asociación la nómina del personal afiliado, sus remuneraciones, las altas y bajas del período y las cuotas y contribuciones que corresponden a cada trabajador. Es un documento mensual con destinatario fuera del edificio: si no se guarda la constancia de envío, no se puede probar que se hizo.
- Art. 2°: la retención no efectuada se paga igual. Los empleadores depositan las cuotas «en la misma fecha que los aportes y contribuciones al Sistema de Seguridad Social» y son «responsables directos del importe de las retenciones que no hubieran sido efectuadas». No haber retenido no libera: el consorcio pone la plata igual. El comprobante de depósito es la única prueba de que sí se hizo.
- Art. 3°: la mora es automática. La falta de pago en término «hará incurrir en mora a los responsables sin necesidad de interpelación alguna». No hay carta previa ni aviso: el atraso corre solo.
- Art. 5°: hay título ejecutivo, y el plazo es de cinco años. El cobro judicial va «por la vía de apremio o de ejecución fiscal», y sirve de «suficiente título ejecutivo el certificado de deuda expedido por la asociación sindical respectiva» —el mismo mecanismo que el consorcio usa contra un propietario moroso, acá en su contra—. Y el artículo cierra con el dato que define cuánto hay que guardar: «Las acciones para el cobro de los créditos indicados en este artículo prescribirán a los cinco (5) años».
Ahí está la cuenta que importa y que ninguna guía del rubro hace: la ventana para ejecutar al consorcio por estas cuotas es de cinco años, y el piso de archivo de la Ley 941 es de dos. Un administrador que destruya comprobantes al mes veinticinco cumplió el art. 11 de la Ley 941 y se quedó sin defensa frente a un certificado de deuda sindical por el año tres. Es el caso más nítido del criterio del apartado anterior —guardar por el plazo más largo de los que apliquen—, y también la razón por la que el art. 9°, inc. k) de la Ley 941 incluye en el traspaso, expresamente, «la acreditación del pago de los aportes y contribuciones del encargado y/o dependiente»: sin esos papeles, el consorcio entrante hereda una deuda que no puede discutir.
Queda una tensión que esta guía describe y no resuelve, porque el texto legal y el convencional no coinciden. El art. 1° de la Ley 24.642 acota su procedimiento a las cuotas y contribuciones «que deben abonar los trabajadores afiliados», y el art. 2° habla de «las cuotas a cargo de los afiliados»; el art. 27 bis del CCT 589/10, en cambio, manda retener sin distinguir afiliación. Son dos textos distintos y acá se publican los dos: no hay una regla única que esta guía pueda afirmar. Ante un caso concreto —un encargado que declara no estar afiliado y una liquidación que igual le retiene— la consulta es profesional, no de manual. El encuadre convencional está en paritarias y expensas y el tratamiento de los aportes, en obligaciones impositivas del consorcio.
Conservar no es lo mismo que dejar ver
Acá está el punto que convierte a esta guía en algo útil y no en una lista. El art. 9°, inc. f) de la Ley 941 impone dos obligaciones distintas en una sola línea: «conservar la documentación del consorcio y garantizar el libre acceso de los consorcistas a la misma».
Conservar es archivar. Garantizar el libre acceso es otra cosa: es que el propietario pueda ver los papeles sin pedir permiso, sin justificar por qué, sin esperar a la asamblea anual y sin que se le conteste «está todo en orden». El verbo elegido por el legislador es garantizar, que exige una conducta positiva del administrador, no la mera ausencia de obstáculos. Y la documentación es del consorcio, no del administrador: él la lleva en nombre de la persona jurídica de la que es mandatario (art. 2065).
Ese acceso tiene consecuencias concretas cuando se lo ejerce por escrito:
- Pedilo con fecha y por un medio que deje rastro. Un pedido verbal no prueba nada; un pedido fechado empieza a construir el incumplimiento.
- Sé específico. «Quiero ver todo» se responde mal; «copia de las liquidaciones de mayo a agosto, los extractos bancarios del mismo período y la póliza vigente» se responde o no se responde.
- El incumplimiento es infracción tipificada. El art. 15, inc. d) declara infracción «el incumplimiento de las obligaciones impuestas por los artículos 9° y 10, cuando obedezcan a razones atribuibles al administrador».
- Y tiene escala de sanciones. El art. 16 prevé apercibimiento; multa de trescientas a veinte mil unidades fijas según la Ley Tarifaria anual; suspensión de hasta nueve meses del Registro; y exclusión. La multa puede acumularse con la suspensión o la exclusión.
Como canal permanente, un portal de propietarios resuelve el acceso mejor que cualquier intercambio de mails: la documentación está publicada y disponible las veinticuatro horas, y el debate sobre si se entregó o no deja de existir.
La liquidación de expensas es un documento reglado, no un resumen
Mucha gente cree que la liquidación mensual es un formato libre. No lo es en CABA: el art. 10 de la Ley 941 le fija once contenidos obligatorios, de la a) a la k). Entre ellos, los que más se omiten:
- Inc. c): detalle de ingresos y egresos del mes anterior y el activo o pasivo total. No sólo los gastos: la posición patrimonial.
- Inc. d): nombre y cargo del personal, categoría del edificio, CUIL, sueldo básico, horas extras detalladas, período, descuentos y aportes a cargo del consorcio. Es la línea que permite controlar el impacto de las paritarias en la expensa.
- Inc. e): por cada proveedor, nombre, dirección, CUIT/CUIL, matrícula, trabajo realizado, importe y número de cuota. Aplica a todos los servicios recurrentes del edificio, desde el ascensor hasta la desratización.
- Inc. f): datos de los seguros —compañía, póliza, tipo, elementos asegurados, vencimiento y cuota que se abona—.
- Inc. h): si hay juicios, todos sus datos —juzgado, expediente, carátula, objeto, estado y capital reclamado—, incluidos los de cobro de expensas.
- Inc. i): el resumen de movimientos de la cuenta bancaria del consorcio del mes anterior. La cuenta debe estar a nombre del consorcio (art. 9°, inc. h).
- Inc. j): los importes de expensas ordinarias y extraordinarias separados y diferenciados. Mezclarlos no es un descuido estético: cambia quién paga qué en un alquiler.
Y el art. 9°, inc. l) reglamenta aparte el recibo: debe estar numerado y llevar siete datos, incluidos el CUIT y el número de inscripción del administrador en el Registro. Un recibo sin número de inscripción es la señal más barata de que algo no está en regla. Si en el edificio hay medidores individuales o servicios prorrateados o rentas por locación de partes comunes, esos conceptos también tienen que verse discriminados.
Los documentos con plazo propio
Hay tres documentos que el administrador debe emitir contra reloj, y los plazos son cortos:
- Certificado de deudas y créditos: tres días hábiles. Art. 2067, inc. l): «a pedido de parte interesada, expedir dentro del plazo de tres días hábiles el certificado de deudas y de créditos del consorcio por todo concepto con constancia de la existencia de reclamos administrativos o judiciales e información sobre los seguros vigentes». Es el documento que se pide para vender una unidad, y conviene notar que informa mucho más que la deuda.
- Rendición de cuentas: sesenta días del cierre del ejercicio. Art. 2067, inc. e): «rendir cuenta documentada dentro de los sesenta días de la fecha de cierre del ejercicio financiero fijado en el reglamento de propiedad horizontal». El punto de partida no es el 31 de diciembre por defecto: es la fecha que fija el reglamento de tu edificio (art. 2056, inc. t).
- Reclamos y juicios: cuarenta y ocho horas. Notificar a todos los propietarios «de modo inmediato, y en ningún caso después de las cuarenta y ocho horas» de recibida la comunicación. Los dos textos no dicen lo mismo y en CABA rigen los dos: el art. 2067, inc. k) del Código dice «cuarenta y ocho horas hábiles» y habla de reclamos administrativos o judiciales; el art. 9°, inc. p) de la Ley 941 dice «cuarenta y ocho horas» sin la palabra «hábiles» y amplía el objeto a reclamos, sanciones administrativas y presentaciones judiciales. La versión porteña es la más exigente en ambos extremos: se cuenta el plazo corrido y cubre más supuestos (ver notificación fehaciente).
Un cuarto documento no lo emite el administrador para el consorcio sino para el Estado, y sin embargo es el más informativo de todos: la declaración jurada anual del art. 12, que incluye el listado de consorcios administrados, copia de las actas de rendición de cuentas, el detalle de aportes previsionales de los trabajadores de cada edificio, el detalle de los mantenimientos e inspecciones legalmente obligatorios y una declaración jurada patrimonial que puede sustituirse por un seguro de responsabilidad profesional.
La carpeta técnica del edificio
Además de los libros y de la contabilidad, cada edificio acumula una capa de documentación técnica con vencimientos propios. No está enumerada en un solo artículo —cada régimen tiene el suyo— pero es la que aparece primero en una inspección y la que más caro sale no tener. El art. 12, inc. d) de la Ley 941 la roza al exigir el detalle de «los pagos efectuados en concepto de mantenimientos e inspecciones legalmente obligatorios», y el art. 9°, inc. b) le impone al administrador atender la conservación y el cumplimiento de la normativa de mantenimiento edilicio, instalaciones, protección contra incendio, higiene y seguridad, control de plagas y cuidado del agua potable.
- Ascensores: contrato de conservación vigente y libro de inspecciones.
- Matafuegos y sistema de protección contra incendio: tarjetas y certificados.
- Instalación de gas e instalación eléctrica: certificaciones periódicas.
- Conservación de fachadas y veredas.
- Limpieza de tanques y control de plagas: certificados con fecha.
- Reglamento interno, si lo hay, y las decisiones de convivencia que se hayan votado —desde mascotas y la prohibición de fumar hasta el uso de bicicleteros—: viven en el libro de actas, y ahí se prueban.
El calendario de obligaciones ordena estos vencimientos por fecha, y las normativas vigentes los agrupan por norma.
El traspaso: dos plazos de quince días hábiles y una prohibición
Cuando un administrador se va, se activan dos normas que conviven y no dicen exactamente lo mismo. Conviene citarlas separadas porque se usan para cosas distintas.
Código Civil y Comercial, art. 2067, inc. j): «en caso de renuncia o remoción, dentro de los quince días hábiles debe entregar al consejo de propietarios los activos existentes, libros y documentos del consorcio, y rendir cuentas documentadas». Nótese el destinatario: el consejo de propietarios. Es una de las razones prácticas para tenerlo constituido, más allá de su función de control (art. 2064, inc. b).
Ley 941, art. 9°, inc. k): «en caso de renuncia, cese o remoción, el Administrador debe poner a disposición del consorcio dentro de los quince (15) días hábiles, los libros y toda documentación relativa a su administración y al consorcio, incluyendo la acreditación del pago de los aportes y contribuciones del encargado y/o dependiente, en caso de que los hubiere, no pudiendo ejercer la retención de los mismos».
Tres diferencias que importan. La norma porteña suma el supuesto de cese (no sólo renuncia o remoción); exige entregar la acreditación de aportes y contribuciones del personal, que es justamente el pasivo oculto que aparece meses después; y prohíbe expresamente la retención. No hay derecho de retención sobre los libros del consorcio por honorarios impagos: el reclamo del administrador saliente tiene su vía, y la documentación se entrega igual. El mismo inciso remite a la reglamentación para la entrega de las claves de la plataforma web oficial.
La ley prevé además, para cuando el Capítulo VI esté operativo, que «en el caso de renuncia, cese o remoción del administrador, la plataforma queda disponible para el nuevo administrador con toda la información histórica del consorcio» (art. 31). Es la versión digital del mismo principio: la información es del consorcio y viaja con él.
En el terreno, el traspaso se hace con acta de recepción: un inventario firmado de lo entregado y —sobre todo— de lo faltante. Recibir «todo en orden» sin inventario es empezar una administración asumiendo los agujeros de la anterior. Lo detallamos en cómo cambiar de administrador y en designación y remoción del administrador.
Qué hacer si falta documentación
- Pedido por escrito, específico y con plazo. Invocando el art. 9°, inc. f) de la Ley 941 y —si es un certificado— el art. 2067, inc. l) con sus tres días hábiles.
- Punto en el orden del día. El faltante documental se trata en asamblea, y la asamblea puede instruir la reconstrucción del archivo y fijar un plazo de conservación mayor al mínimo legal (art. 11 in fine). Si el administrador no convoca, existen la autoconvocatoria y la asamblea judicial, y la vía barata del art. 2058, inc. b): quien represente el 5% de las partes proporcionales indivisas puede someter a la asamblea una cuestión atribuida al administrador.
- Consulta al Registro. Público y gratuito por el art. 7°, con las sanciones de los últimos dos años a la vista (que se asientan hasta dos años después de impuestas, art. 21).
- Denuncia ante la autoridad de aplicación. Por el art. 17, con la posibilidad de una instancia conciliatoria previa (art. 18). Las acciones y sanciones prescriben a los tres años desde la infracción (art. 23).
- Auditoría de gestión. El art. 9°, inc. i) de la Ley 941 la contempla expresamente: la asamblea puede disponer que la gestión sea auditada contablemente con informe de control de gestión por profesionales de ciencias económicas, y también una auditoría legal a cargo de un profesional del derecho, en ambos casos con matrícula habilitante en CABA y firma legalizada.
- Mediación previa si el conflicto escala: mediación prejudicial obligatoria.
Cómo trabajamos esto
En el estudio el archivo se arma al revés de como se suele armar: primero el índice de lo que tiene que existir en ese edificio —los cuatro libros del art. 2067, inc. i), la serie cronológica de liquidaciones, los antecedentes de constitución y de las administraciones anteriores, la carpeta técnica con sus vencimientos y el legajo laboral— y recién después se completa. Lo que falta queda anotado como faltante con fecha, no se disimula: un archivo honesto con huecos identificados vale más que uno que aparenta estar completo. Toda esa documentación queda publicada y accesible de forma permanente en el portal de propietarios, que es la manera menos discutible de cumplir el «libre acceso» del art. 9°, inc. f). Así es como tomamos la administración de un edificio, con acta de recepción e inventario firmado.
La doble incumbencia de abogado y contador se nota especialmente en este punto: el libro de administración y la serie de liquidaciones son un problema contable, y el valor probatorio de un acta, la validez de un traspaso o la respuesta a una retención indebida son un problema jurídico. Se resuelven en la misma mesa. Si lo que necesitás es saber qué falta y qué se puede exigir, eso es una auditoría de gestión: escribinos por el formulario de contacto contando desde cuándo administra el actual administrador, cuántas unidades tiene el edificio y qué documento concreto no conseguís.
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Preguntas frecuentes
¿Qué libros debe llevar obligatoriamente un consorcio?
Cuatro, y casi siempre se nombran dos. El art. 2067, inc. i) del Código Civil y Comercial obliga al administrador a «llevar en legal forma los libros de actas, de administración, de registro de propietarios, de registros de firmas y cualquier otro que exija la reglamentación local». Son cuatro libros nominados —actas, administración, registro de propietarios y registro de firmas— más los que agregue la normativa local. El art. 2062 refuerza dos de ellos: «sin perjuicio de los restantes libros referidos a la administración del consorcio, es obligatorio llevar un Libro de Actas de Asamblea y un Libro de Registro de firmas de los propietarios». Y en CABA el art. 9°, incs. d) y e) de la Ley 941 los repite y agrega que el registro de firmas debe estar actualizado y exhibirse al comienzo de cada asamblea. El libro de registro de propietarios es el que falta con más frecuencia, y es el que después hace imposible notificar a un ausente.
¿Puedo pedirle al administrador que me deje ver la documentación del consorcio?
Sí, y no es un favor. El art. 9°, inc. f) de la Ley 941 de CABA le impone al administrador dos obligaciones distintas en una sola línea: «conservar la documentación del consorcio y garantizar el libre acceso de los consorcistas a la misma». Conservar es una cosa; garantizar el libre acceso es otra, y es la que se incumple. Incumplir el art. 9° es infracción expresa según el art. 15, inc. d) de la misma ley, sancionable con apercibimiento, multa, suspensión de hasta nueve meses del Registro o exclusión (art. 16). Conviene pedirlo por escrito, con fecha, indicando qué documento y en qué plazo, para que quede la constancia que después sirve ante la Dirección General de Defensa y Protección al Consumidor.
¿Por cuánto tiempo hay que guardar los comprobantes del consorcio?
Depende de qué papel se trate, y el famoso «dos años» es un piso, no un techo, y no cubre todo. El plazo de dos años está en el último párrafo del art. 11 de la Ley 941, referido a los comprobantes de las contrataciones: el administrador «debe exigir original de los comprobantes correspondientes, y guardar en archivo copia de los mismos por el plazo mínimo de dos (2) años, salvo que la Asamblea disponga uno mayor». O sea: es un mínimo, y la asamblea puede extenderlo por decisión propia. Los libros y los antecedentes no tienen ese plazo: el art. 2067, inc. i) del Código manda «conservar todos los antecedentes documentales de la constitución del consorcio y de las sucesivas administraciones», sin límite temporal, y archivar cronológicamente las liquidaciones de expensas. A eso se suman los plazos fiscales y laborales, que son más largos que dos años.
El administrador saliente no entrega los libros. ¿Qué dice la ley?
Que no puede retenerlos, y hay dos normas con dos plazos que corren en paralelo. El art. 2067, inc. j) del Código Civil y Comercial: en caso de renuncia o remoción, «dentro de los quince días hábiles debe entregar al consejo de propietarios los activos existentes, libros y documentos del consorcio, y rendir cuentas documentadas». El art. 9°, inc. k) de la Ley 941 de CABA agrega tres cosas para la Ciudad: el destinatario es el consorcio, la entrega incluye «la acreditación del pago de los aportes y contribuciones del encargado y/o dependiente», y cierra la puerta expresamente: «no pudiendo ejercer la retención de los mismos». No hay derecho de retención por honorarios impagos sobre los libros del consorcio: el reclamo por honorarios va por su vía, la documentación se entrega igual.
¿Qué documento necesito para vender mi departamento y en cuánto me lo tienen que dar?
El certificado del art. 2067, inc. l) del Código Civil y Comercial, y el plazo es de tres días hábiles. La norma obliga al administrador a «a pedido de parte interesada, expedir dentro del plazo de tres días hábiles el certificado de deudas y de créditos del consorcio por todo concepto con constancia de la existencia de reclamos administrativos o judiciales e información sobre los seguros vigentes». Tres días hábiles, no «cuando pueda»; y el certificado no es sólo de deuda: informa también los créditos, los reclamos administrativos y judiciales en curso y los seguros vigentes del edificio. Es distinto del certificado de deuda del art. 2048, que —expedido por el administrador y aprobado por el consejo de propietarios— es título ejecutivo para el cobro.
¿Qué información puedo consultar sobre mi administrador sin pedírsela a él?
Bastante, y es gratis. El art. 7° de la Ley 941 declara que el Registro Público de Administradores «es de acceso público, gratuito, y debe estar disponible para su consulta en la página web del Gobierno de la Ciudad», y que cualquier interesado puede informarse de la totalidad de los requisitos e informes del art. 4° y «de las sanciones que se hubieren impuesto en los últimos dos (2) años». Además, el art. 12 obliga al administrador a presentar anualmente ante el Registro una declaración jurada con el listado de consorcios que administra, copia de las actas de rendición de cuentas, el detalle de aportes previsionales y de los mantenimientos e inspecciones legalmente obligatorios, y una declaración jurada patrimonial —sustituible por un seguro de responsabilidad profesional—. Antes de contratar a alguien, esa consulta lleva cinco minutos.
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Esta guía es de carácter general e informativo y no constituye asesoramiento legal ni contable para un caso concreto. Ante una situación puntual, consultá con un profesional. Última actualización: .