Honorarios del administrador de consorcios: quién los fija y qué puede cobrar

Es la pregunta que aparece en toda asamblea y la que menos respuesta escrita tiene: cuánto puede cobrar el administrador. Circulan porcentajes sobre el total de expensas, montos por unidad funcional y referencias a «la escala de la cámara». Ninguna de esas cosas es una norma. En la Ciudad de Buenos Aires no existe un arancel legal para la administración de consorcios, y eso no es un olvido del legislador: es una decisión que tres normas distintas tomaron expresamente, una detrás de la otra.

Esta guía reconstruye esa cadena —art. 1322 del Código Civil y Comercial, art. 14 de la Ley 941 y Decreto 551/010— y después baja a lo que sí está regulado con precisión quirúrgica: cómo se fija el honorario, cómo se modifica, qué se puede cobrar además del honorario, qué tiene que decir el recibo y qué pasa cuando el mandato se vence o se corta por la mitad.

La cadena de tres normas que termina en un vacío deliberado

El punto de partida es nacional. El administrador es representante legal del consorcio con el carácter de mandatario (art. 2065 del Código Civil y Comercial), así que su retribución se rige por las reglas del mandato. Y la regla del mandato es el art. 1322: «El mandato se presume oneroso. A falta de acuerdo sobre la retribución, la remuneración es la que establecen las disposiciones legales o reglamentarias aplicables, o el uso. A falta de ambos, debe ser determinada por el juez.»

Esa frase manda a buscar «disposiciones legales o reglamentarias aplicables». En CABA, la disposición aplicable es el art. 14 de la Ley 941, y lo que hace es lo contrario de fijar un precio: «Los honorarios del administrador son acordados entre el administrador y la asamblea de propietarios, sin ninguna otra entidad o cámara que los regule y solo pueden ser modificados con la aprobación de la asamblea ordinaria, o en su caso la extraordinaria convocada al efecto. Estas decisiones deben figurar indefectiblemente en el acta respectiva.»

Queda el último escalón: la reglamentación. El Decreto 551/010 reglamenta la Ley 941 inciso por inciso —le dedica párrafos enteros a los libros del art. 9°, inc. d), al plazo de vista del inc. f) o a la cuenta bancaria conjunta del inc. h)— y cuando llega al artículo de los honorarios dice dos palabras: «Artículo 14.- Sin reglamentar.»

La conclusión es fuerte y conviene decirla sin adornos: no hay arancel, no hay escala oficial y ninguna cámara, asociación o colegio puede imponer un mínimo ni un máximo. Cuando alguien invoca «la escala vigente» está invocando un uso del mercado, no una norma. Y el uso, según el propio art. 1322, recién entra en juego cuando no hubo acuerdo; si hubo acuerdo de asamblea, el acuerdo manda.

El silencio no significa gratuidad

La otra mitad del art. 1322 se lee poco y resuelve una discusión frecuente: «el mandato se presume oneroso». Si el acta de designación no dice nada sobre honorarios, la presunción legal no es que el administrador trabaja gratis, sino exactamente la inversa. Por eso el importe y la forma de actualización deberían discutirse y asentarse en la misma asamblea que lo designa, y no quedar para después.

La contracara está en el art. 1328, inc. d): entre las obligaciones del mandante figura «abonar al mandatario la retribución convenida». Es decir que, una vez votado, el honorario es una deuda del consorcio como cualquier otra, y un propietario en desacuerdo no puede descontárselo de su expensa por decisión propia: el carril para discutirlo es la impugnación de la asamblea, no el pago parcial.

Los tres requisitos para que un honorario sea exigible

El art. 14 es corto pero tiene tres exigencias que funcionan juntas. Si falta una, el honorario —o el aumento— no es oponible al consorcio.

• Acuerdo entre el administrador y la asamblea. No entre el administrador y el consejo de propietarios, ni entre el administrador y quien lo contactó primero. El órgano competente es la asamblea.
• Modificación sólo por asamblea ordinaria o extraordinaria «convocada al efecto». La expresión importa: si se usa la vía extraordinaria, el tema tiene que estar en el orden del día de la convocatoria, porque para eso se convoca.
• Constancia «indefectiblemente» en el acta. El adverbio es del texto legal. El acta no documenta la decisión: es la decisión, a los efectos de poder exigirla o resistirla después.

De esos tres, el que se incumple todo el tiempo es el tercero. Un aumento conversado en el pasillo, aceptado por mayoría en un grupo de mensajería o comunicado junto con la liquidación no cumple el art. 14. Y como el honorario se cobra mes a mes, el incumplimiento no se agota: se repite en cada liquidación.

Qué hacer cuando el honorario subió y no hay acta

El reclamo empieza pidiendo el acta, por escrito. La documentación del consorcio es de libre acceso para los consorcistas por el art. 9°, inc. f) de la Ley 941, y el Decreto 551/010 le puso plazo: formulada la solicitud, el administrador debe otorgar la vista dentro de los cinco días hábiles. Si el acta existe, la discusión terminó. Si no existe —o si lo que existe no menciona el aumento— hay dos caminos que no se excluyen.

• La vía interna: llevar el punto a asamblea. Si el administrador no la convoca, el consorcio puede recurrir a la asamblea autoconvocada, y la decisión sobre continuidad o remoción se toma con la mayoría absoluta del art. 2060 del Código, según el art. 13 de la Ley 941 (lo desarrollamos en designación y remoción).
• La vía administrativa: la denuncia ante el Registro Público de Administradores, que depende de la Dirección General de Defensa y Protección del Consumidor. El incumplimiento de las obligaciones de los arts. 9° y 10 es infracción por el art. 15, inc. d), y el art. 16 habilita apercibimiento, multa de 300 a 20.000 unidades fijas, suspensión de hasta nueve meses del Registro o exclusión, pudiendo acumularse la multa con las dos últimas.

Lo que se cobra además del honorario

Acá está el conflicto real de la mayoría de los edificios, y tiene una norma propia que casi nadie cita. El art. 9°, inc. r) de la Ley 941 obliga al administrador a que, al momento de su designación, informe al consorcio «en forma cierta y veraz, haciendo constar en acta detalladamente, todos aquellos servicios y trámites que realice por cuenta propia y formen parte de sus honorarios, así como también aquellos cuya realización sea encargada a otros prestadores y/o gestorías y que excedan la remuneración pactada por su actividad».

Es una obligación de transparencia previa: el consorcio tiene que saber, antes de votar, qué está comprando por ese honorario y qué le van a facturar aparte. Y el incumplimiento tiene una infracción hecha a medida, que es el hallazgo menos difundido de todo el capítulo sancionatorio:

Art. 15, inc. i): es infracción la «inclusión en la liquidación de expensas de todo servicio y/o trámite que no haya sido previsto por el administrador al momento de su designación, conforme lo dispuesto en el artículo 9° inciso r)».

Que sea un inciso propio —distinto del d), que castiga el incumplimiento genérico de los arts. 9° y 10— significa que el ítem sorpresa se sanciona por sí mismo. No hace falta probar otro incumplimiento: alcanza con comparar la liquidación de este mes contra el acta de designación. Los conceptos que suelen aparecer sin haber estado en esa acta son siempre los mismos: gastos administrativos, gestión de cobranza de morosos, papelería, movilidad, «honorario por asamblea extraordinaria» y comisiones sobre obras.

La lectura práctica para un administrador serio es la inversa y le conviene: conviene ser exhaustivo en el acta de designación. Todo lo que quede escrito ahí es exigible sin discusión después; todo lo que no, es un frente abierto cada vez que se liquide.

El recibo de honorarios: cinco datos que la liquidación debe traer

El honorario no se controla en la asamblea anual: se controla todos los meses, porque la propia ley lo puso dentro de la liquidación. El art. 10, inc. g) exige incluir «el recibo del administrador por el cobro de sus honorarios, detallando Nº de C.U.I.T., número de inscripción en el Registro de Administradores, consignando su situación fiscal, importe total y período al que corresponde».

Cinco datos, y cada uno sirve para algo distinto: el CUIT y el número de registro permiten verificar en el Registro público que el administrador está inscripto y ver sus sanciones de los últimos dos años; la situación fiscal explica la composición del importe; el período es el que evita la duplicación. Es el mismo ejercicio de lectura que describimos en cómo leer la liquidación de expensas.

El Decreto 551/010 suma la segunda vía: al reglamentar ese inciso dispone que «el recibo o factura debe encontrarse a disposición de los consorcistas en la Asamblea Ordinaria convocada para la rendición de cuentas, o cada vez que sea requerido de manera fehaciente». O sea que el comprobante original se puede pedir en cualquier momento por escrito, sin esperar a la rendición de cuentas.

Por qué la norma pide la «situación fiscal»

Porque el honorario no es un número plano: es el precio de un servicio que alguien factura, y de la condición fiscal de quien lo factura depende cómo se compone el importe que el consorcio paga. Un administrador responsable inscripto emite factura con el IVA discriminado; un monotributista no discrimina IVA. Sobre el mismo trabajo, entonces, el consorcio puede terminar pagando importes distintos, y el dato que permite entender por qué es justamente el que el inciso g) obliga a consignar.

Del lado del consorcio, el pago de honorarios puede activar obligaciones propias como sujeto que paga a proveedores —retenciones, regímenes de información, cargas locales—, que tratamos en obligaciones impositivas del consorcio. La idea que conviene retener es simple: el honorario es la única partida de la liquidación cuyo beneficiario es quien confecciona la liquidación, y por eso la ley le exige más detalle que a cualquier otro gasto.

Quién paga el honorario y cómo se reparte

El honorario del administrador es un gasto ordinario del consorcio: se paga con expensas ordinarias y se prorratea entre las unidades según el porcentual fijado en el reglamento de propiedad horizontal, igual que la luz de los pasillos o el sueldo del encargado. No es un contrato de cada propietario con el administrador: el mandante es el consorcio como persona jurídica.

De ahí se siguen dos consecuencias prácticas. La primera: ningún propietario puede retener «su parte» del honorario mientras discute el monto; la obligación de pagar expensas no se suspende por el desacuerdo (ver quién está obligado al pago y expensas ordinarias y extraordinarias). La segunda: el honorario no sale del fondo de reserva, que tiene su propio régimen de autorización y no está pensado para gastos ordinarios y previsibles.

Quién vota el honorario, por último, es un tema de legitimación asamblearia: vota el propietario —o su apoderado— y no el inquilino, aunque sea el inquilino quien termine soportando la expensa ordinaria en el alquiler.

Mandato vencido: el administrador que sigue cobrando

En CABA el mandato del administrador dura un año por el art. 13 de la Ley 941, salvo que el reglamento disponga otra cosa. Y la reglamentación de ese artículo, en el Decreto 551/010, es inusualmente clara sobre qué pasa cuando el plazo se cumple y nadie convoca: el administrador debe llamar a asamblea antes del vencimiento para decidir sobre su renovación, y «cumplido el plazo de mandato, de no realizarse asamblea se da por concluido el mismo bajo exclusiva responsabilidad del administrador».

La misma norma le da salida al consorcio: en ese caso los consorcistas quedan habilitados para autoconvocarse y resolver la situación con el quórum del reglamento de copropiedad o, en su defecto, por los dos tercios de los propietarios presentes, con mínimo quórum. Es una de las pocas puertas de autoconvocatoria escritas en la reglamentación porteña, y es justamente la que se usa cuando el administrador cuyo mandato venció sigue liquidando —y cobrando— con normalidad.

Remoción a mitad de camino: qué honorario corresponde

La remoción del administrador no requiere expresión de causa ni reforma del reglamento, y se decide con la mayoría absoluta del art. 2060 del Código. La pregunta económica que sigue es qué se le debe por el tramo no cumplido, y la responde el art. 1328, inc. d) del Código: si el mandato se extingue sin culpa del mandatario, el mandante «debe la parte de la retribución proporcionada al servicio cumplido»; y si el mandatario ya había recibido un adelanto mayor de lo que le corresponde, «el mandante no puede exigir su restitución».

Dos lecturas operativas salen de ahí. Para el consorcio: conviene no adelantar honorarios, porque la norma protege el adelanto ya percibido. Para el administrador: la retribución del período efectivamente trabajado no depende de la buena voluntad de quien lo removió.

Lo que un honorario impago nunca habilita es retener los papeles. El art. 9°, inc. k) de la Ley 941 obliga a poner a disposición del consorcio los libros y toda la documentación dentro de los quince días hábiles de la renuncia, cese o remoción, y dice expresamente que no puede ejercerse la retención de esos elementos. El reclamo de honorarios va por su propia vía —incluida la mediación previa cuando corresponde—, nunca por la de los libros (lo tratamos en documentación obligatoria y en cómo cambiar de administrador).

El administrador «gratuito» que no paga sus expensas

Un caso muy común en edificios chicos: un propietario administra y «no cobra», pero a cambio no paga sus expensas. Para la norma porteña, eso es cobrar. El art. 2° del Anexo I del Decreto 551/010 define que hay administración onerosa cuando se ejerce «a cambio de una contraprestación, sea ésta en dinero o en especie» y agrega, textual, que «se considera administración onerosa la compensación de expensas, así como toda compensación de gastos que no se encuentre debidamente respaldada por documentos tales como facturas o tickets».

Como el art. 3° de la Ley 941 reserva la figura del administrador voluntario al propietario que cumple la función «sin percibir retribución alguna», la eximición de expensas lo saca de esa categoría y lo vuelve un administrador oneroso —con inscripción previa obligatoria en el Registro, declaración jurada anual incluida—. Administrar sin inscribirse es la infracción del art. 15, inc. a). El detalle está desarrollado en la guía de la Ley 941.

Siete controles concretos

• Buscar el acta de designación y leer el punto del art. 9°, inc. r). Es el contrato real: dice qué está incluido en el honorario y qué se factura aparte.
• Comparar la liquidación de este mes contra esa acta. Todo concepto que no figure ahí es, potencialmente, la infracción del art. 15, inc. i).
• Verificar los cinco datos del recibo del art. 10, inc. g). El que más falta es el período; sin período no hay control de duplicados.
• Ante un aumento, pedir el acta por escrito. La vista tiene plazo: cinco días hábiles por la reglamentación del art. 9°, inc. f).
• Chequear la fecha de vencimiento del mandato. Un año desde la asamblea que lo designó, salvo disposición del reglamento; vencido y sin asamblea, el mandato se concluye por la propia reglamentación.
• No adelantar honorarios. El art. 1328, inc. d) impide reclamar la restitución de un adelanto mayor al debido.
• Si los números no cierran, pedir auditoría en asamblea. El art. 9°, inc. i) habilita auditoría contable y legal, y la reglamentación aclara que designar al auditor es una facultad indelegable de la asamblea.

Discutir honorarios no es discutir plata: es discutir qué se compra por esa plata, y ese contenido está escrito en un acta que casi nadie relee. Un consorcio que vota el honorario con el detalle del art. 9°, inc. r) delante evita el 90 % de los conflictos posteriores, y un administrador que lo redacta bien se ahorra tener que justificar cada ítem todos los meses. Cuando hace falta revisar lo ya firmado, la combinación de mirada legal y contable es la que permite distinguir un cobro indebido de una diferencia de criterio —y también la que sostiene, del otro lado, un régimen de responsabilidad profesional serio. El mapa completo de las normas que se cruzan acá está en normativas vigentes, y los plazos para reclamar deudas entre consorcio y propietarios, en prescripción de la deuda de expensas.