Fondo de reserva del consorcio: cuándo puede tocarlo el administrador y quién lo autoriza

Casi todo lo que se escribe sobre el fondo de reserva responde a la pregunta fácil: qué es. Es el ahorro del consorcio, el colchón para imprevistos, la forma de no depender de una expensa extraordinaria de apuro. Todo cierto, y todo insuficiente. La pregunta que aparece cuando el fondo ya existe y hay plata adentro es otra, y es incómoda: ¿quién puede tocarlo, con qué autorización y en qué casos?

Esa pregunta sí tiene respuesta normativa, y es bastante más estricta de lo que se cree. La regla madre está en el art. 2067, inc. d) del Código Civil y Comercial: el administrador necesita autorización previa del consejo de propietarios para disponer del fondo, y sólo ante gastos que sean imprevistos y mayores que los ordinarios. En la Ciudad de Buenos Aires se le suma un candado operativo que casi nadie menciona: por la reglamentación de la Ley 941, la cuenta bancaria del consorcio se maneja con firma conjunta del administrador y de otra persona designada por la asamblea. Esta guía ordena las dos capas, marca los dos huecos que el Código deja sin resolver y explica cómo se controla todo esto desde la liquidación mensual.

El fondo existe «si lo hay»: el Código no lo crea

La primera precisión desarma un malentendido frecuente. El art. 2046, inc. d) enumera, entre las obligaciones del propietario, la de «contribuir a la integración del fondo de reserva, si lo hay». Las tres palabras del final no son un detalle de redacción: condicionan toda la obligación. El Código no impone tener fondo de reserva; impone contribuir al que exista.

¿Y de dónde nace? De dos fuentes posibles. La primera es el reglamento de propiedad horizontal, que puede preverlo con su porcentaje y su destino. La segunda es la asamblea, que puede crearlo o modificarlo si el reglamento nada dice. Conviene notar que el art. 2056 —el que enumera el contenido obligatorio del reglamento— no incluye al fondo de reserva entre sus incisos: por eso hay reglamentos, sobre todo los más antiguos, que no lo mencionan en absoluto.

Tampoco hay porcentaje legal. Ni el Código ni la Ley 941 fijan un piso ni un techo sobre las expensas. El número lo decide el reglamento o la asamblea, y de ahí que en la práctica se vean fondos que van del 5 % al 15 % de la expensa ordinaria sin que ninguno de esos valores tenga respaldo normativo. Lo que sí importa es que el porcentaje esté votado y asentado, y que aparezca identificado en la liquidación de expensas en lugar de diluirse dentro de un renglón genérico.

¿Quién paga el fondo de reserva?

Lo paga el propietario, y el Código lo dice sin rodeos: la obligación de «contribuir a la integración del fondo de reserva» está en el art. 2046, inc. d), dentro de la lista de obligaciones del propietario. No está en las del administrador, ni en las del ocupante. En la práctica no se paga aparte: se cobra dentro de la expensa, como un renglón propio, en la misma proporción en la que esa unidad paga todo lo demás —la que fija el reglamento de propiedad horizontal—.

De ahí salen las tres preguntas que siguen siempre a ésta.

• ¿Lo paga el inquilino? Frente al consorcio, no: el obligado es el propietario. Lo que el inquilino pague o no es un reparto interno del contrato de alquiler, y el fondo de reserva es el caso típico de gasto que queda del lado del dueño, porque no financia el consumo del mes sino el patrimonio del edificio. El tema entero está en expensas en un alquiler: ¿quién paga?.
• ¿Y si la unidad está ocupada por otro? El art. 2050 agrega que, además del propietario y sin liberarlo, están obligados al pago los poseedores por cualquier título. O sea que el consorcio no pierde deudor: suma uno. Está desarrollado en quién está obligado al pago de las expensas.
• ¿Se puede dejar de pagarlo porque «nunca se usa»? No. Es una obligación del art. 2046, y la contribución al fondo se reclama por la misma vía que cualquier expensa impaga —incluida la ejecución—, como explica morosidad en expensas.

Queda un punto que casi nadie tiene presente y que conviene decir antes de que aparezca en una escritura: lo aportado al fondo no se devuelve. El fondo es patrimonio del consorcio, que por el art. 2044 es una persona jurídica distinta de los propietarios. Quien vende su unidad no retira su parte ni tiene derecho a que se la reintegren: el fondo sigue en el consorcio y, en los hechos, se transfiere con la unidad como un activo del edificio. Al revés también: el comprador no le puede reclamar al vendedor haber aportado a un fondo que no llegó a usar. Lo que sí conviene es que el estado del fondo aparezca declarado al pedir el certificado de deuda de expensas, porque una contribución al fondo impaga es deuda como cualquier otra.

La regla central: art. 2067, inc. d)

El texto es breve y conviene leerlo entero, porque cada palabra hace trabajo. Entre las obligaciones del administrador, el art. 2067, inc. d) manda «practicar la cuenta de expensas y recaudar los fondos necesarios para satisfacerlas», y agrega: «Para disponer total o parcialmente del fondo de reserva, ante gastos imprevistos y mayores que los ordinarios, el administrador debe requerir la autorización previa del consejo de propietarios».

Ahí hay cuatro exigencias distintas, y en la práctica se incumplen de a una:

• «Disponer total o parcialmente». No hay monto mínimo que habilite a saltearse el procedimiento. Tomar el 3 % del fondo requiere lo mismo que tomarlo entero. La norma no distingue por importe, y el administrador que se autoconcede un umbral está inventando una excepción que la ley no tiene.
• «Autorización previa». Previa, no posterior. Una ratificación en la asamblea del año siguiente no convalida retroactivamente el uso: sirve para ordenar la relación con el consorcio, pero no borra el incumplimiento del deber. Este es el punto que más se relaja y el que más caro sale.
• «Del consejo de propietarios». El destinatario del pedido está nominado. No alcanza con avisarle al presidente del consejo por teléfono ni con un mensaje al grupo del edificio: la autorización tiene que poder probarse después, y lo prudente es que quede por escrito, con fecha, concepto e importe.
• «Gastos imprevistos y mayores que los ordinarios». Los dos requisitos son acumulativos, unidos por una «y». Un gasto imprevisto pero chico no habilita a tocar el fondo; un gasto grande pero previsible —la reparación que la asamblea viene postergando desde hace tres años, el aumento anual del seguro— tampoco. El fondo no es una caja de segunda instancia para lo que no se presupuestó bien.

Ese último punto tiene una consecuencia práctica que ordena muchas discusiones: si el gasto era previsible, la vía correcta no es el fondo de reserva sino una expensa extraordinaria votada, o la inclusión del ítem en el presupuesto ordinario del ejercicio siguiente.

El espejo del art. 2064, inc. c): el consejo autoriza, no gasta

La misma regla está escrita dos veces, desde los dos lados del mostrador. El art. 2064 enumera las atribuciones del consejo de propietarios y en su inc. c) incluye la de «autorizar al administrador para disponer del fondo de reserva, ante gastos imprevistos y mayores que los ordinarios». Es la contracara exacta del art. 2067, inc. d).

Pero el artículo cierra con una frase que conviene tener presente cuando un consejo se entusiasma: «Excepto los casos indicados en este artículo, el consejo de propietarios no sustituye al administrador, ni puede cumplir sus obligaciones». El consejo autoriza el uso del fondo; no contrata al proveedor, no ordena el pago, no ejecuta la obra. Su rol es de control, y se agota en las cuatro atribuciones del art. 2064: convocar la asamblea si el administrador omite hacerlo, controlar los aspectos económicos y financieros, autorizar el uso del fondo y ejercer la administración en caso de vacancia o ausencia. El detalle de cómo funciona ese órgano está en la guía del consejo de propietarios.

Primer hueco: qué pasa si no hay consejo

Acá aparece el problema real de muchos edificios. El art. 2064 empieza diciendo que la asamblea «puede designar» un consejo: es facultativo. Si el edificio no lo designó —o lo designó hace años y hoy no queda nadie en funciones—, la autorización previa que exige el art. 2067, inc. d) se queda sin destinatario, y el Código no dice qué hacer.

La salida más razonable, y la más segura para el administrador, es llevar el punto a la asamblea. El fundamento es el art. 2058, inc. d): la asamblea resuelve «las cuestiones no contempladas como atribuciones del administrador o del consejo de propietarios, si lo hubiere». Es una competencia residual, pensada exactamente para los casos en que la atribución no tiene titular.

Conviene ser honesto con el lector: no hay una norma que lo diga con todas las letras. Es un criterio de interpretación, no un texto legal. Por eso, en un edificio que usa el fondo con cierta frecuencia, la solución práctica no es discutir la interpretación cada vez sino designar consejo en la próxima asamblea ordinaria: evita tener que convocar a todo el edificio por una bomba de agua rota. Si convocar presencialmente es el obstáculo, vale recordar que existe la asamblea a distancia.

Segundo candado en CABA: la cuenta bancaria a firma conjunta

Esta es la parte que casi no se menciona y que, en la Ciudad de Buenos Aires, cambia la ecuación en los hechos. El art. 9°, inc. h) de la Ley 941 obliga al administrador a «depositar los fondos del consorcio en una cuenta bancaria a nombre del Consorcio de Propietarios», y agrega que para los consorcios que la abran en el Banco Ciudad, la entidad garantiza como opción la gratuidad de la cuenta —alta, mantenimiento mensual, chequeras y transferencias incluidas—.

Lo importante está en la reglamentación. El Decreto 551/010, al reglamentar ese inciso, establece tres cosas encadenadas:

• La asamblea que designe al administrador o le renueve el mandato debe decidir la apertura de la cuenta bancaria a nombre del consorcio, o la continuidad de la ya existente.
• La cuenta debe tener como autorizados al administrador y a un miembro del consejo designado por asamblea; y —clave para los edificios sin consejo— «si el Consorcio no cuenta con Consejo de Administración la Asamblea debe designar a un consorcista como autorizado».
• «El administrador y el autorizado actúan en forma conjunta».

La consecuencia es directa: en CABA, un consorcio con la cuenta correctamente constituida es un consorcio donde el administrador no puede mover un peso solo, ni del fondo de reserva ni de la caja ordinaria. La autorización del art. 2067, inc. d) es el requisito jurídico; la firma conjunta es el mecanismo que lo hace efectivo. Y de paso, la reglamentación resuelve para la cuenta bancaria el mismo hueco que el Código deja abierto para la autorización: si no hay consejo, la asamblea designa a un consorcista.

De ahí una recomendación concreta para cualquier propietario que quiera saber si su edificio está bien parado: revisar el acta de la asamblea que designó al administrador y verificar que allí conste la decisión sobre la cuenta y el segundo autorizado. Si no consta, el punto entra derecho en el orden del día de la próxima asamblea, junto con la designación del consejo.

Urgencia: qué dispensa y qué no

El argumento más común para saltearse el procedimiento es la urgencia. Vale la pena precisar qué habilita realmente, porque la excepción existe pero es de otra cosa.

El art. 11 de la Ley 941 enumera los siete requisitos que debe reunir todo presupuesto antes de que el administrador lo contrate o lo someta al consorcio —matrícula del prestador, datos de AFIP y ANSES, descripción detallada de precios, materiales y mano de obra por separado, plazo, garantía, plazo de aceptación y seguros de riesgos del trabajo y de responsabilidad civil—. Y en su último párrafo abre la puerta: cuando «la necesidad de la reparación sea de urgencia o para evitar daños mayores», el administrador puede exceptuarse de esos requisitos previos «limitando la intervención a lo indispensable y sometiendo el resto a lo prescripto».

La reglamentación define qué es urgencia, y la definición es exigente: las reparaciones «necesarias para evitar o solucionar un grave riesgo, o temor de daño serio e inminente sobre bienes de copropietarios, ocupantes o terceros», o cuando un deterioro o avería ya producido ocasione grave daño y haya que reparar de inmediato para hacer cesar el perjuicio.

Ahora, lo que esa excepción dispensa son los requisitos del presupuesto. No dice una palabra sobre el origen de los fondos. La autorización del art. 2067, inc. d) del Código sigue siendo exigible, y en CABA la firma conjunta de la cuenta también. Traducido a la práctica: en una urgencia se puede llamar al plomero sin pedirle tres presupuestos y sin verificar su matrícula, pero no se puede sacar plata del fondo de reserva sin la autorización previa. Que la autorización se pueda dar por escrito en media hora —por correo, con acuse— es justamente el motivo por el cual conviene tener consejo designado y un canal acordado de antemano.

Las filtraciones y humedades son el caso de manual de esta tensión: empiezan como un gasto chico y previsible y terminan, si se postergan, como una urgencia con daño en unidades ajenas. Los ascensores y el certificado de conservación de fachadas son el caso opuesto: gastos absolutamente previsibles, con periodicidad conocida, que no deberían financiarse con el fondo.

Cómo se controla: liquidación, rendición y acta

Un fondo de reserva bien administrado deja rastro en tres lugares, y los tres son exigibles sin pedir permiso.

• La liquidación mensual. El art. 10 de la Ley 941 obliga a incluir el «detalle de los ingresos y egresos del mes anterior y el activo o pasivo total» (inc. c) y el «resumen de movimientos de la cuenta bancaria del Consorcio correspondiente al mes anterior» (inc. i). El fondo de reserva no aparece nombrado con esas palabras en el art. 10 —conviene decirlo, para no atribuirle a la ley lo que no dice—, pero un movimiento del fondo es un egreso y pasa por la cuenta bancaria: si se usó, tiene que verse en ambos incisos. Un fondo que baja sin que ningún egreso lo explique es la señal de alerta más barata de detectar.
• La rendición de cuentas. El art. 2067, inc. e) del Código exige rendir cuenta documentada dentro de los sesenta días del cierre del ejercicio financiero fijado en el reglamento. Ahí el saldo inicial del fondo, los movimientos del período y el saldo final deberían presentarse como una línea propia, no mezclados con la caja operativa. Cómo se lee una rendición y qué se le puede objetar está en la guía de rendición de cuentas.
• El acta. Cada autorización del consejo —o de la asamblea— debería quedar asentada con fecha, concepto e importe. Es lo que después permite reconstruir si el gasto era realmente imprevisto y mayor que los ordinarios. Las actas de asamblea y el resto de los libros son, en esto, la única prueba disponible; el listado completo está en la guía de documentación obligatoria.

Si los números no cierran, el propietario tiene una herramienta anterior al conflicto: el art. 9°, inc. i) de la Ley 941 habilita a la asamblea a disponer que la gestión sea auditada contablemente, con informe de control de gestión de un profesional de ciencias económicas, y también a disponer una auditoría legal a cargo de un abogado. La reglamentación aclara que el auditor sólo puede ser designado por la asamblea, y que la facultad es indelegable.

Qué pasa si se usó sin autorización

Las consecuencias son tres y no se excluyen entre sí.

• Patrimonial y personal. El art. 9°, inc. q) de la Ley 941 obliga al administrador a «responder con su patrimonio por toda erogación que provenga del ejercicio indebido de su administración». Es una responsabilidad propia, que no se descarga en el consorcio. Muchos administradores la cubren con un seguro de responsabilidad profesional, que además el art. 12 admite como sustituto de la declaración jurada patrimonial.
• Administrativa. Incumplir las obligaciones del art. 9° es infracción expresa por el art. 15, inc. d), y el art. 16 prevé apercibimiento, multa de 300 a 20.000 unidades fijas según la Ley Tarifaria, suspensión de hasta nueve meses del Registro Público de Administradores o exclusión —pudiendo acumularse la multa con las dos últimas—. El art. 16 manda además ponderar como agravante el perjuicio patrimonial causado a los administrados, que es exactamente lo que hay cuando se vació un fondo de reserva.
• Del mandato. La asamblea puede removerlo antes del vencimiento con la mayoría absoluta del art. 2060 del Código, según el art. 13 de la Ley 941. Los pasos, las mayorías y el traspaso están en designación y remoción del administrador y en cómo cambiar de administrador.

Para qué sirve el fondo, en concreto

Con el marco claro, el uso razonable del fondo se vuelve fácil de identificar: aquello que no se podía prever y excede lo ordinario.

• Roturas súbitas con riesgo de daño: una cañería que revienta, una bomba que se quema en pleno verano, un cortocircuito en el tablero general.
• La franquicia o el descubierto de un siniestro cubierto, mientras la compañía procesa el reclamo: el detalle de qué cubre y qué no está en seguros del consorcio.
• Un desfasaje transitorio de caja provocado por morosidad alta, cuando la asamblea lo autoriza expresamente y con plan de reposición. Es el uso más discutible de todos, porque la morosidad rara vez es un imprevisto.
• Adecuaciones exigidas por una intimación que llega sin aviso —por ejemplo, una obra de accesibilidad requerida por un ocupante—, mientras se vota su financiamiento definitivo.

Y el contrapunto: reponerlo es parte del mismo procedimiento. Un fondo que se usa y no se recompone deja al edificio sin colchón para el siguiente imprevisto. Lo prolijo es que la misma decisión que autoriza el uso fije el plan de reposición —en cuántas cuotas y desde qué mes—, y que eso quede asentado. En el extremo opuesto están los casos de destrucción o grave deterioro, donde ningún fondo de reserva razonable alcanza y la decisión es de otra naturaleza.

Cinco reglas para no equivocarse

• Sin consejo, no hay autorización posible. Designarlo es el primer paso; el resto del procedimiento depende de eso.
• La autorización es previa y por escrito. Un correo con acuse alcanza; la ratificación posterior no repara el incumplimiento.
• Los dos requisitos son acumulativos. Imprevisto y mayor que lo ordinario. Si falta uno, la vía es la expensa extraordinaria o el presupuesto del ejercicio.
• La urgencia dispensa de los presupuestos, no del origen de los fondos. Son dos normas distintas y no se pisan.
• Todo movimiento se ve en la liquidación del mes siguiente. Si no se ve, algo falta: el resumen bancario del inc. i) del art. 10 no es opcional.

En un edificio bien administrado, el fondo de reserva no es un tema: existe, se ve en la liquidación, se usa poco y cuando se usa hay un acta que lo explica. Cuando se vuelve un tema, casi siempre es porque falló alguna de esas cinco reglas —y, en particular, porque nadie designó consejo y nadie revisó quién es el segundo autorizado de la cuenta bancaria—. Las dos cosas se arreglan en una sola asamblea. Si querés que revisemos cómo está parado tu edificio, mirá cómo funciona nuestra auditoría de consorcio o escribinos.